Projecten succesvol realiseren gaat over meer dan alleen het uitvoeren van opdrachten. Het gaat over de start, selectie van de juiste teamleden, budget, tijd, kwaliteit en verwachtingsmanagement.
Een project kan overgaan naar een programma of naar een service. Is het eenvoudig het werk van een projectmanager? Planning is vooruitzien en vooruitzien is regeren. Toch worden twee van de drie projecten boven begroting, na de deadline en/of met een ander eindresultaat opgeleverd. De vraag is dus hoe pak je nou een project succesvol aan?
In deze blog benoemen delen we graag onze ervaringen, samengevat in tien aandachtspunten om projecten succesvol te realiseren.
- Heeft je projectmanager genoeg ervaring?
Niet iedereen die projectmatig werkt is ook geschikt als projectmanager en weet hoe zij een projectplan moeten opstellen. Projectmanagement is een vak! Daarom zijn er zoveel gespecialiseerde opleidingen, cursussen en trainingen die project management methodes en technieken aanreiken.
Als je zorgt dat je projectmanager weet hoe een project opgestart moet worden, welke kpi’s er bewaakt moeten worden en hoe er met de verschillende stakeholders gecommuniceerd moet worden, heb je een cruciale voorwaarde voor succes ingevuld. En weet je wanneer een project succesvol is.
- Werken de juiste mensen binnen het project? Rollen verdeeld, projectleider / team lead e.a
Helaas wordt er bij de samenstelling van een projectteam vaak alleen naar beschikbaarheid gekeken. Terwijl het beschikken over de juiste kennis en vaardigheden veel belangrijker zijn bij het bepalen wie aan welk project werkt. Zorg dat je kritisch kijkt naar wie je nodig hebt om de overeengekomen opdracht te realiseren. Het herstellen van fouten is kostbaar vwb tijd en budget.
- Heb je een goed startpunt van je project?
Met een goedgeorganiseerde start sessie zorg je er voor dat iedereen de kaders (de scope) van het project kent. Zo staan alle neuzen dezelfde kant op en is duidelijk wie binnen het team welke rol vervult. Allemaal zaken die onbetaald meerwerk voorkomen en dubbel werk tegengaan.
- Zijn de doelen goed gedefinieerd? Het resultaat en de weg ernaartoe.
Een project is verkocht, maar eigenlijk weet de projectleider niet precies wat de afspraken zijn. Voordat je aan een project begint is het cruciaal dat glashelder is wat de afspraken zijn. Voor de projectleider, voor de teamleden en zeker voor de opdrachtgever. Pas wanneer het eindresultaat voor iedereen gelijk is, kun je de weg ernaartoe uitstippelen.
Zodra het doel van een project duidelijk is, kun je de route bepalen. Stel daarbij in ieder geval de volgende vragen:
- Wie heb je nodig?
- Hoeveel tijd is er beschikbaar?
- Wat worden de deadlines?
- Door dit allemaal concreet te maken voor je begint, wordt het realiseren van het project een stuk eenvoudiger. Bovendien stelt het je in staat om de voortgang goed te bewaken.
- Wat is je gemiddelde afwijking?
Variaties en scenario’s afgeven van een doorlooptijd, budget of zelfs het te verwachten eindresultaat? Een hele goede vraag! Immers, een inschatting maken van werk is lastig. Zeker als het gaat om maatwerk. Het is dus belangrijk dat je leert van het verleden Maak vooraf tijd voor een goede inschatting van uren en voorkom dat je project met achterstand begint!
- Stel de scope vast en bewaak deze gezamenlijk
De scope van een project stel je samen met de opdrachtgever vast en stem je af met het projectteam. Je weet dan wat het overeengekomen eindresultaat moet zijn en binnen welke kaders het project wordt uitgevoerd.
Duidelijke communicatie gedurende het project is cruciaal om gezamenlijk de scope van het project te bewaken.
Het is essentieel dat de stakeholders regelmatig de voortgang doorspreken en zullen aanvullende afspraken gemaakt moeten worden over extra vragen. Nu doen? Niet doen? Na oplevering? Zo bewaak je de oorspronkelijke opdracht en draag je gezamenlijk de verantwoordelijkheid.
- Probeer het niet allemaal zelf te bepalen
Als projectmanager ben je verantwoordelijk voor het bewaken van de voortgang van de projecten. Ze moeten op tijd, binnen begroting en volgens afspraak gerealiseerd worden. Dat betekent niet dat je moet bepalen hoe dit resultaat tot stand komt. Je hebt een projectteam met specialisten. Zorg dat zij hun expertise inzetten om het overeengekomen eindresultaat te bereiken. Laat hen met een goed plan komen.
- Voorkom micromanagement
Vertrouwen is goed, controle is beter. Toch kan micromanagement wel heel vervelend overkomen bij teamleden.
Mensen presteren het best wanneer zij verantwoordelijkheid krijgen voor hun werk. Wanneer je micromanaget, ontneem je hen die verantwoordelijkheid. Alle resultaten (goed of slecht) zijn dan niet meer het gevolg van hun inspanning. En zo verlies je betrokkenheid, inzet en uiteindelijk ook kwaliteit.
Zoek naar de balans tussen vrijheid en verantwoordelijkheid die je het projectteam geeft én de controlemomenten met elkaar in balans zijn.
- De belofte van software! Verwacht niet dat projectmanagement software / een digitaal scrum board je problemen oplost
Software is een uitstekend hulpmiddel om inzicht te krijgen en je werk als projectmanager gemakkelijker te maken. Maar het is nog altijd aan jou en je projectteam om vervolgens iets met die signalen te doen!
Als mensen te veel tijd besteden aan hun taken, zal dit niet veranderen doordat er software is waarmee zij uren registreren. Dankzij de urenregistratie zie je hoe je projectresultaat zich ontwikkelt. Wordt er meer tijd besteed aan een taak dan begroot? Dan maakt de software dit inzichtelijk. Doe je niets? Dan verandert er ook niets.
Gebruik dus de signalen die je software je aanreikt om de problemen tijdig inzichtelijk te maken.
- Maak de voortgang meetbaar
Hoe vaak komt het bij jouw organisatie voor dat een project achterloopt zonder dat je het in de gaten hebt? Bij veel projectmatig werkende organisaties komt dit veel meer voor dan ze zouden willen toegeven.
Achterstand voorkom je niet altijd. Maar wat je wél kunt voorkomen is dat je het niet weet. Door duidelijk meetbare afspraken te maken en deze aan te vullen met controle momenten krijg je tijdig zicht op mogelijke problemen én kun je bijsturen. Zo zorg je dat je grip hebt op je project en ben je veel beter in staat om de beoogde resultaten te realiseren.
Houd grip op je projecten en maak voortgang meetbaar. Wil je meer informatie ontvangen? Heb je een vraag over een specifieke situatie? We lezen graag je bericht en kijken mee naar de mogelijkheden.